Делегирование полномочий как инструмент повышения эффективности команды
Автор статьи:
Ткаченко Юлия
Бизнес-консультант BTG Consult
Думаете, делегирование — это просто передача задач? Нет, это способ развивать команду и усиливать лидерские навыки. Узнайте, как распределять полномочия и повышать эффективность сотрудников!
Делегирование полномочий: что это и чем отличается от постановки задач
Представьте, что деятельность сотрудника строится из 3 уровней.
Когда руководитель ставит задачу, это относится к операционному управлению и текущей деятельности сотрудника. Такие задачи опираются на уже существующие цели и выполняются в рамках текущего функционала.
Делегирование же подразумевает передачу части управленческих полномочий.
Это не просто поручение задачи — это наделение сотрудника новыми функциями и ответственностью на уровне должностных обязанностей. Т.е. это внесение изменений в «фундамент» деятельности сотрудника.
Пример
Руководитель группы планирует расписание для своей команды, но решает передать эту функцию своему сотруднику. В процессе делегирования он передает не только саму задачу, но и полномочия — возможность принимать решения по расписанию, а также ответственность за его создание и контроль. Этот сотрудник, в свою очередь, развивает навыки планирования и компетенции руководителя.
Основные проблемы, с которыми сталкиваются руководители при делегировании
Даже опытные руководители могут столкнуться с трудностями при делегировании полномочий. Вот некоторые из них:
1. Недоверие к сотрудникам
Многие руководители могут быть не уверены в способности подчиненных справляться с поставленной управленческой задачей. Это часто связано с недостатком опыта или потребностью контролировать все процессы.
Может проявляться так:
- руководитель опасается, что задача будет сделана по-другому;
- руководитель не хочет исправлять ошибки сотрудника;
- руководитель считает, что быстрее выполнить задачу самому.
2. Страх потерять свою ценность
При передаче полномочий у руководителей может возникнуть ощущение, что делегирование сделает их роль менее значимой.
Может проявляться так:
- руководитель считает, что, если все функции выполняются без его участия, он становится ненужным;
- руководитель думает, что должен делать все сам.
Делегирование требует не только доверия, но и понимания собственной роли как руководителя. Чем более осознанно и уверенно руководитель подойдет к разделению обязанностей, тем эффективнее будет процесс делегирования, а команда — более самостоятельной и вовлеченной.
Этим компетенциям мы обучаем в рамках нашей программы «Школа Менеджера», которая включает и отдельный тренинг «Делегирование и стандартизация деятельности».
Этапы делегирования: как правильно передать полномочия
В BTG Consult мы используем системный подход, который помогает не только распределить обязанности, но и развивать управленческие навыки сотрудников.
Этап 1. Определение функций и описание деятельности, которую будем делегировать
Первый шаг в процессе делегирования полномочий — это четкое определение, какую часть вашей ответственности вы готовы передать сотруднику. Здесь важно:
- проанализировать свой функционал и определить, какие обязанности можно передать без ущерба для эффективности работы;
- описать ключевые процессы, которые вы хотите делегировать, чтобы сотрудник понимал структуру и объем ответственности.
Это позволяет избежать недопонимания и помогает руководителю лучше подготовиться к передаче полномочий.
Этап 2. Выбор сотрудника
После того как вы определили, какие полномочия хотите передать, важно выбрать сотрудника, который сможет их эффективно реализовать. Для этого можно использовать модель ситуационного руководства Херси и Бланшара, которая учитывает два критерия:
- компетенции сотрудника — насколько он готов взять на себя новые функции и справиться с ними;
- мотивация и готовность к ответственности — желание сотрудника развиваться и брать на себя новые задачи.
Примеры подходов
- Если сотрудник мотивирован, но не обладает достаточным опытом, важно предоставить обучение и поддержку.
- Если сотрудник компетентен и мотивирован, можно передавать полномочия с минимальным контролем.
Этап 3. Подготовка к передаче полномочий
Полномочия не делегируют «на бегу», т.к. этот процесс связан с изменением должностных обязанностей сотрудника.
Важно выбрать правильный для этого момент:
- в рамках проведения годовой оценки или постановки целей на год;
- при реорганизации работы подразделения или при внедрении изменений в процессы.
Этап 4. Передача обязанностей и фиксация договоренностей
Чтобы сотрудник понял, что нужно делать и почему, можно придерживаться структуры:
- объяснить причины делегирования;
- рассказать, почему выбрали именно этого сотрудника;
- рассказать в деталях, какие функции и задачи вы планируете ему передать;
- запросить мнение сотрудника и ответить на его вопросы;
- договориться о плане адаптации к новой деятельности.
Обязательно зафиксируйте договоренности в письменном виде — это может быть электронное письмо или приказ о передаче полномочий.
Этап 5. Контроль исполнения и поддержка
Хотя полномочия переданы, ответственность за их реализацию по-прежнему остается на руководителе. Нужно определить подходящий уровень контроля:
- для опытного и мотивированного сотрудника можно ограничиться периодическими отчетами;
- для новичка или менее уверенного сотрудника потребуется регулярная обратная связь и поддержка.
Применяя этот подход, вы не только разгружаете себя, но и создаете возможности для профессионального роста сотрудников. Это позволяет развивать самостоятельность и инициативность команды.
«Чтобы эффективно делегировать, руководитель должен не только уметь выбрать подходящего сотрудника, но и описывать деятельность, которую передает, а также грамотно ставить задачи, используя алгоритмы и критерии SMART. Это большая и многогранная тема, требующая глубокого погружения».
Заключение: делегирование как инструмент повышения эффективности команды
Эффективное делегирование начинается с самого руководителя, с понимания своих обязанностей и определения того, что можно передать. Следующий шаг — работа с внутренними установками, которые могут мешать передавать полномочия.
И только когда вы понимаете свою роль и устранили внутренние ограничения, остается лишь выбрать подходящего сотрудника и создать условия для успешного выполнения переданных обязанностей.
Главное помнить: делегирование — это не просто способ снять с себя часть задач, а инструмент для развития сотрудников и усиления всей команды. Делегировать нужно осознанно, с учетом компетенций и потенциала сотрудников, а при необходимости — помогать им расти и развиваться в новых зонах ответственности.