6 эффективных инструментов в работе руководителя проектов. Планирование, риски, экспертность
Авторы статьи:
Роль руководителя проекта, его базовые навыки и качества, которые помогут в успешной реализации проекта сверяем с практикой эксперта BTG Consult в этом материале.
Все дороги ведут к ним — руководителям проектов или проджект-менеджерам. Это люди, которые управляют командой и несут ответственность за выполнение работы качественно, в срок и с соблюдением всех условий договора.
Эксперт по работе с ключевыми клиентами BTG Consult Петр Грефенштейн рассказал, что происходит «на обратной стороне Луны проекта» между первым касанием формата «здравствуйте, нам нужно обучить сотрудников» и приятными во всех отношениях (иных у нас нет) отзывами от заказчиков.
Проектный треугольник: участвовать нельзя выйти
Знакомьтесь, это идеальный проектный треугольник:
Представьте себе идеальный проектный треугольник: реализация в установленные сроки, в установленном объеме и с установленным бюджетом.
Моя задача как руководителя проекта заключается в том, чтобы этот треугольник как можно дольше — а лучше от начала и до конца работы — оставался равнобедренным. Однако реальность такова, что мы, скорее, приходим к схеме взаимного уравновешивания сторон: если надо быстро и качественно, это стоит дороже. Если быстро и бюджетно, с большой долей вероятности от каких-то первоначальных решений придется отказаться в пользу урезанного бюджета и т.д.
Весь процесс поддержки треугольного баланса включает и коммуникацию с клиентом, выстраивание договоренностей с командой, а порой и со смежными подразделениями компании. Сюда же входят просчет бюджета, оценка рисков проекта.
Насколько сильно видоизменится проектный треугольник, зависит от способности руководителя выполнять свои функции, например, согласовать дополнительное время для разработки обучения или увеличение бюджета в зависимости от количества итераций.
Самая большая трудность в работе проектного менеджера — расползание скопа — увеличение количества задач при неготовности менять сроки либо увеличивать бюджет.
Второе — в попытке за максимальной прибылью не идти на сделку с совестью: избегать жертвы качеством продукта, так как это вопрос репутации компании, команды внутри компании и руководителя этой команды.
Инструменты, которые помогают в работе руководителю проектов
Инструментов на самом деле множество, каждый выбирает комфортные для себя варианты. В своей работе я предпочитаю:
Календарное планирование, где указаны общие сроки и сроки выполнения для каждой задачи, их последовательность и зависимость друг от друга.
Удобно составить календарь проекта, где по месяцам расписаны процессы: так вы будете видеть, когда должен быть начат и завершен каждый этап, какие задачи зависят от предыдущих этапов, а какие можно выполнять одновременно.
Ресурсное планирование, при котором зафиксированы все ресурсы, которые понадобятся для реализации проекта, их количество и время, на которое они понадобятся. Например, в BTG Consult для вашей компании будут заранее забронированы тренеры-эксперты.
В BTG для каждого обучения выделен свой тренер или команда тренеров. Слоты четко прописаны заранее, поэтому ситуации накануне «извините, ваш тренер перешел в другой проект» исключены.
Составление реестра рисков, где заранее прописаны потенциальные угрозы или проблемы, которые могут повлиять на эффективность проекта.
Здесь важно учесть тип риска (финансовый, юридический, технологический и т.д.), описать его и вероятные последствия, определить уровень (низкий/средний/высокий) и описать мероприятия по его предотвращению и ликвидации.
Проектное планирование, благодаря которому от и до продуманы все детали для максимально быстрого и тщательного выполнения работы.
План обязательно содержит информацию об объемах работ, поставленных целях и задачах, исполнителях, сроках и бюджетах.
Коммуникационный план — в этом документе прописано, как контактируем с заказчиком, кросс-функциональное взаимодействие и коммуникация внутри команды исполнителя.
Содержит описание способов связи, их частоту и участников.
Матрица ответственности, которая помогает распределять и сверяться с ролями и полномочиями, а также понимать зону ответственности каждого сотрудника или подразделения на протяжении всего сотрудничества.
Рекомендуем составить таблицу, где будут указаны этапы работы, задачи, а также участники проекта. За каждым участником закрепляется пул задач, и таким образом вы как руководитель проекта и все, кто с вами работает, знаете, кто за что отвечает.
В итоге на начальном этапе работы с заказчиком все стороны имеют полное представление, кто за что отвечает, какие этапы нам предстоят, какой срок отведен для каждого из них и т.д.
Можно ли обойтись без этих инструментов? Конечно можно! Однако практика показывает, что ни один проект пока так и не стал «сферическим проектом в вакууме». Это значит, что рано или поздно что-то сломается или пойдет не так. Все эти инструменты работают как в профилактическом смысле, так и в диагностическом. А еще страхуют вас как руководителя перед заказчиком.
Риск — дело благородное, но затратное
Если подробнее остановиться на карте рисков: перед запуском проекта я анализирую, что может пойти не так. Например, мы запускаем обучение, и нам говорят: «Скорее всего, обучение будет в июне, но есть вероятность того, что мы его запустим в июле». Это сразу же риск, потому что деньги в июне и деньги в июле стоят по-разному. Даже если мы берем ставку инфляции и ставку дисконтирования по отрасли обучения, то понимаем, что деньги, полученные в июле, будут дешевле где-то на 3–4%, чем деньги, полученные в июне. Это риск, мне его нужно застраховать.
Страховать риск можно разными путями: через пред- и постоплату, через разные инструменты при проведении обучения (например, мы в июне проводим с печатными материалами, а в июле без печатных материалов, и сумма, которая пошла на это, уходит на погашение риска).
Из чего же сделан руководитель проектов?
Важно понимать, что 70% работы проектного менеджера — это коммуникация, как внешняя с заказчиком, так и внутри команды. Поэтому 70% навыков — это умение фасилитировать, это эмоциональный интеллект, это умение вести переговоры и все, что связано с активным слушанием, с общением, с проявлением эмпатии, со снятием запроса.
Оставшиеся 30% — это работа с документами, и большая часть этого процесса приходится на самое начало проекта.
Если заглянуть глубже
Базовая юридическая грамотность — прописанное в договоре может быть изменено приложением, поэтому для стратегии взаимодействия важно понимать правовые основы государства, в котором ты работаешь.- Базовое экономическое образование — понимание простых формул, что такое маржа и маржинальность, что такое прибыль, выручка, ставки дисконтирования, статистика, инфляция. Это важно, потому что деньги действительно имеют свойство обесцениваться: миллион в начале года и в конце года — совершенно разные вещи.
- Операционный менеджмент — с точки зрения постановки и контроля задач, а также оценки их эффективности.
Руководитель проекта = Эксперт?
Обязательно ли прорабу быть высококлассным плиточником или маляром? Нет. Однако понимать азы и знать «куда смотреть», — обязательно. Так же и в проектном менеджменте. Быть экспертом активно приветствуется, однако не обязательно: ваша задача здесь — руководить, а не показывать или подтверждать, что вы хороши в продажах, лидогенерации или в чем-то еще. Если я в чем-то не разбираюсь, то приглашаю эксперта, который поможет, и это нормальный здоровый подход, который в будущем исключит часть рисков.
Например, для снятия запроса по клиентскому сервису я приглашу в проект Михаила Бадигина, для разработки и реализации деловых игр — Евгения Тимахова. Важно подойти к вопросу трезво, оценить свои силы и компетенции и обратиться за помощью, если это необходимо.
Работа проектного менеджера — это одновременно дженга, пазл, а иногда и «Громкий вопрос». За каждым кейсом стоит большая и кропотливая работа каждого подразделения BTG Consult, и руководитель проекта как никто знает, сколько осталось за кулисами обсуждений, предложений, форс-мажоров, выходов за рамки и конечно кайфа от того, что мы снова смогли превзойти ваши ожидания.
