Стандартизация: секретная кнопка «автопилот» для вашего бизнеса
Автор статьи:
Шеболкова Екатерина
Бизнес-консультант BTG Consult
Руководитель без выходных — реальность или ошибка? Разбираем инструмент, который поможет вам больше не застревать в операционке.
Спокойный отпуск руководителя: моя история
Я долго откладывала стандартизацию в отделе. Казалось, что это огромная, сложная задача: расписать все по полочкам, учесть детали… А времени, как всегда, не было. Да и зачем, если и так работает?
Но в какой-то момент я решилась и выделила время. Методично прописала ключевые направления деятельности всего отдела и описала ожидаемый результат, как это должно быть выполнено на уровне видимого поведения. Это было нелегко, но результат превзошел ожидания.
Через несколько месяцев я впервые за долгие годы ушла в отпуск на три недели — и никто меня не искал! Никаких срочных вопросов, экстренных ситуаций. Команда продолжала работать по выстроенной системе.
Тогда я поняла: стандартизация — это не бюрократия, а ключ к стабильной работе команды и спокойствию руководителя.
Что такое стандартизация: плюсы и минусы
Стандартизация деятельности — это документ, в котором прописано, что сотрудник делает и как. Одним словом, это ваши с сотрудником зафиксированные договоренности, что вы как руководитель от него ожидаете в рамках рабочей деятельности. Я это так и называю: договоренности или маршрутная карта для сотрудника.
Плюсы
- Минимизация конфликтов — у сотрудников и руководителя нет разночтений в ожиданиях.
- Гибкость — перераспределение функционала, происходит быстро и без стресса
- Повышение эффективности — адаптация новых сотрудников проходит проще.
- Прозрачность — каждый понимает свои функции и ответственность.
- Спокойствие руководителя — бизнес работает без постоянного контроля.
Минусы
- Требует много времени на разработку и внедрение.
- Необходимо регулярное обновление стандартов.
- Может вызвать сопротивление в коллективе из-за «ограничения свободы».
Но главная истина в том, что без системы бизнес не растет. А отсутствие стандартов — это хаос, где все держится на усилиях отдельных людей, а не на отлаженных процессах.
Как внедрить стандартизацию: пошаговая инструкция
Чтобы стандартизировать деятельность сотрудников, следуйте этому алгоритму:
Шаг 1. Определите ключевые роли
Составьте список основных должностей в вашей команде, которые требуют четкого регламента работы. Спойлер: это нужно всем сотрудникам 😊
Шаг 2. Разберите каждую роль детально (на примере команды тренеров)
📃 Шаблон стандартизации процессов
Создайте документ, в котором для каждой роли будут прописаны следующие блоки:
✅ Суть деятельности
📌 Для чего данная позиция в компании?
Это нужно для того, чтобы сотрудник понимал свою роль в команде, зачем его работа нужна компании и за что он отвечает в целом, где его зоны ответственности.
✅ Ключевые направления деятельности (КНД)
📌 Что нужно сделать?
Нужно задать вопрос: «Что делает сотрудник?», дальше прям выписать все его действия за неделю, после объединить их в 5-7 смысловых блоков и каждому блоку дать название.
✅ Стандарт производительности
📌 Как это должно быть сделано и какой результат должен быть достигнут?
Подробное описание шагов, необходимых для выполнения. Здесь важно прописывать действия на уровне видимого поведения, то есть: «Что я как руководитель могу увидеть или услышать».
✅ Временные затраты/Дедлайн
📌 Дедлайны выполнения задач.
Оценка времени, необходимого на выполнение каждого действия и КНД в целом (это поможет адекватно распределять рабочую нагрузку). И сроки, когда должен быть результат.
✅ Ответственный сотрудник (ФИО)
📌 Укажите ФИО сотрудника или сотрудников, которые отвечают за выполнение прописанных пунктов. Это нужно при составлении стандарта для команды. Если вы прописываете стандартизацию для 1 сотрудника, то этот пункт вам не нужен.
Шаг 3. Закрепите стандарты в работе
- Проведите обучение команды: объясните, зачем нужна стандартизация и какие преимущества она дает.
- Внедрите регулярное обновление стандартов: сотрудники могут предлагать улучшения, согласовывая их с руководителем.
- Запросите ОС от сотрудников для проработки возражений. Важно понимать: что они думают по этому поводу, какие риски видят, чтобы обсудить все заранее.
Такой подход поможет не только наладить процессы, но и сделать работу команды предсказуемой, прозрачной и эффективной.
Вывод: свобода начинается с порядка
Да, внедрение стандартов — это не быстро. Да, это требует дисциплины и времени. Но это инвестиция, которая окупается в разы. Взамен вы получите систему, которая работает без вашего постоянного контроля. А значит, следующий отпуск пройдет без мыслей о завалах на работе. А на курсе «Стандартизация деятельности» наша команда поможет вам выстроить эффективную систему быстро и без лишних сложностей.
