Аутсорсинг обучения персонала: 8 подводных камней

Что такое аутсорсинг обучения персонала?

В современном бизнесе компании все чаще передают на аутсорсинг такие функции, как бухгалтерия, юридическое сопровождение и подбор персонала. Однако новым трендом становится аутсорсинг и более консервативных направлений, например, обучения и развития сотрудников. Аутсорсинг обучения персонала — это комплексный подход, включающий создание, сопровождение и развитие системы повышения квалификации сотрудников в соответствии с задачами бизнеса. При этом управление, организация и реализация обучающих программ делегируются сторонней компании-провайдеру.

Отличие аутсорсинга от аутстаффинга

Важно понимать разницу между аутсорсингом и аутстаффингом, так как это влияет на прогнозирование результатов, затраты ресурсов и издержки. В некоторых сферах, таких как бухгалтерия и юриспруденция, эти процессы более понятны и отработаны, в то время как в корпоративном обучении ясности меньше.

• Аутстаффинг — это, по сути, «аренда» сотрудников. В этом случае управление, постановка задач, контроль выполнения и оценка качества остаются за клиентом.
• Аутсорсинг предполагает комплексное выполнение определенной бизнес-функции или процесса. Ответственность за результат полностью ложится на компанию-исполнителя. Аутсорсинговая компания самостоятельно занимается подбором, обеспечением, сопровождением и управлением сотрудниками и другими ресурсами, необходимыми для достижения поставленных задач.

Ключевые проблемы и риски при аутсорсинге обучения персонала

Несмотря на потенциальные выгоды, при передаче обучения на аутсорсинг компании могут столкнуться с рядом «подводных камней». Рассмотрим основные из них.

Отсутствие института репутации

Одной из значимых проблем на российском рынке аутсорсинга является слабое развитие института репутации. В результате, при выборе подрядчика клиенты часто полагаются на рекомендации знакомых или информацию с конференций, что не всегда гарантирует надежность и компетентность.

Как снизить риски

• Запросите информацию о сложных проектах. Уточните, с какими трудностями сталкивалась компания при реализации проектов, аналогичных вашему, и как она их решала. Важно получить развернутые ответы с деталями, так как проблемы возникают всегда.
• Оцените реалистичность сроков. Проанализируйте сроки, указанные в коммерческом предложении, и соотнесите их с реалиями вашей сферы бизнеса. Например, развернуть полноценный отдел обучения с несколькими тренерами, менеджером, административной поддержкой и методологами за 1–2 месяца маловероятно, даже при наличии готовых программ.
• Обсудите детали на старте. Важно на начальном этапе обсудить необходимое количество тренеров, их загрузку, стоимость работы, сроки создания и адаптации программ, а также обязанности менеджера проекта. Это помогает выстроить партнерские отношения еще до подписания договора.

Отсутствие «пилотного» проекта

Даже при самой тщательной подготовке в процессе внедрения аутсорсинга неизбежно возникнет необходимость корректировки задач, объемов, способов коммуникации и форматов отчетности. Отсутствие «пилотного» проекта — тестового периода для проверки реализации задач аутсорсинговой компанией — является существенным риском.

Рекомендации по «пилотному» проекту

• Определите отдельные KPI/KRI. Для «пилота» стоит разработать ключевые показатели эффективности (KPI) и ключевые индикаторы риска (KRI), которые будут критичны для дальнейшей успешной реализации проекта.
• Пример из практики. При запуске пилотного проекта аутсорсинга обучения для международной компании использовались следующие индикаторы: старт обучения первых групп не позднее 2 месяцев с момента подписания договора; регулярная реализация всех запланированных активностей (выход на полную мощность) в течение 5 месяцев; отсутствие отмен обучения по вине аутсорсера; удовлетворенность участников обучения (NPS) не ниже 92%; удовлетворенность бизнеса реализацией пилота (по результатам внутреннего опроса). Продолжительность такого «пилота» составляла 9 месяцев.

Низкая информированность внутри компании

Частая ошибка компаний, привлекающих внешних исполнителей, — недостаточная осведомленность собственных сотрудников об изменениях в бизнес-процессах. Важно, чтобы все сотрудники понимали ожидаемые результаты, свои роли и обязанности, а также уровень ответственности аутсорсинговой компании. Чем больше внутренних коммуникаций (встреч, писем, анонсов) о передаче функций на аутсорсинг, тем лучше.

Риск дублирования штата

Привлечение аутсорсинговой компании часто означает, что она забирает часть или весь бизнес-процесс у существующей внутренней команды. Чтобы избежать издержек на двойную оплату одной и той же работы, необходимо четко разграничить зоны ответственности и наладить процесс регулярной обратной связи между аутсорсинг-командой и штатными сотрудниками.

• Пример разграничения. Для промышленной организации на аутсорсинг были переданы программы для линейных менеджеров и менеджеров среднего звена. Внутренний отдел обучения при этом продолжал заниматься остальными программами, включая вводный курс и инструктажи по технике безопасности.

Отсутствие системы регулярного контроля

Для предотвращения потерь от использования аутсорсинговых услуг необходим регулярный контроль за выполнением утвержденных KPI/KRI, а также за рисками и возможностями в ходе выполнения задач. Ключевую роль здесь играет налаженная система коммуникации на разных уровнях.

Пример графика контроля

• Ежегодно. Встреча по стратегии развития направления, определение основных инициатив.
• Ежеквартально. Подведение итогов за период, синхронизация со стратегией, при необходимости — пересмотр приоритетов.
• Ежемесячно. Предоставление данных за период для центрального офиса и филиалов.
• 2-3 раза в неделю. Встречи по текущим задачам и проектам с менеджерами клиента в регионах и ответственным сотрудником со стороны заказчика.

Недостаточная обратная связь

Отсутствие регулярной и содержательной обратной связи от аутсорсинговой компании может стать серьезным препятствием для бизнеса заказчика. Руководитель компании, делегирующей проекты, должен иметь четкое представление о процессах их реализации, возникающих вызовах и способах их преодоления. Со стороны подрядчика важна инициатива в участии в операционных и стратегических планах развития бизнеса заказчика, а также понимание текущей ситуации в компании-партнере и ее отделах.

Отсутствие планирования расширения услуг

Типичная ошибка заказчиков — не учитывать риски, связанные с изменениями в бизнес-среде и корректировками процессов внутри компании при планировании аутсорсинговых услуг. Успешная реализация первоначального проекта часто порождает желание и необходимость расширения объемов внедрения аутсорсинга. Например, после успешных тренингов могут появиться запросы на доработку программ, переход на смешанное обучение (blended learning), а также на пересмотр профилей должностей, процессов адаптации и увольнения сотрудников. Если возникает потребность в расширении присутствия аутсорсинговых сотрудников, обеим сторонам необходимо заранее определить этапы и объемы дальнейшего взаимодействия.

NDA-риски (риски неразглашения)

Перед передачей бизнес-процессов на аутсорсинг крайне важно спрогнозировать риски, связанные с неразглашением конфиденциальной информации (NDA). Заключение соглашения о неразглашении (non-disclosure agreement) между заказчиком и исполнителем является обязательным шагом. В текущей экономической ситуации существует вероятность, что лица, имеющие доступ к коммерчески ценной информации, могут попытаться извлечь выгоду из ее распространения, например, передав ее конкурентам.

Преимущества и перспективы аутсорсинга обучения

Несмотря на перечисленные риски, аутсорсинг обучения персонала имеет значительные преимущества. Он позволяет повысить эффективность работы обслуживающих функций компании и способствует построению партнерских отношений, нацеленных на развитие бизнеса заказчика. 

Ключевыми выгодами также являются экономия за счет более эффективного использования ресурсов и времени внутренних сотрудников, что в конечном итоге повышает гибкость компании-клиента.

Сфера аутсорсинга активно развивается, появляются новые продукты и решения. Это дает компаниям возможность выбрать надежного партнера, который поможет повысить эффективность их бизнеса.

Вывод и рекомендации

Аутсорсинг обучения персонала — это мощный инструмент для развития компании, который при грамотном подходе позволяет не только оптимизировать затраты, но и получить доступ к передовым методикам и экспертизе. Однако, чтобы избежать потенциальных проблем, важно тщательно подходить к выбору провайдера, четко определять цели и задачи, выстраивать прозрачную систему контроля и коммуникации, а также уделять внимание управлению рисками.

Если вы рассматриваете возможность передачи обучения на аутсорсинг или хотите улучшить существующие процессы, рекомендуем провести детальный анализ текущей ситуации в вашей компании и проконсультироваться с опытными экспертами в этой области. Это поможет вам принять взвешенное решение и максимально использовать потенциал аутсорсинга для достижения стратегических целей вашего бизнеса.

---